Sabemos que o setor de compras é um dos setores mais importantes de qualquer empresa. É através dele que se garantem os suprimentos necessários para manter as operações funcionando de maneira eficiente.

No entanto, também é uma área repleta de desafios que podem impactar diretamente nos resultados e na saúde financeira do negócio.

Hoje, vamos abordar os principais desafios enfrentados pelo setor de compras e apresentar soluções para cada um deles.

PROBLEMA: Falta de Clareza dos Processos do Setor

Constantemente, a falta de clareza nos processos de compras pode levar a uma série de problemas, desde controle de pedidos ineficientes até gastos acima do esperado. 

SOLUÇÃO: Mapear processos

Certamente você já ouviu o termo “tempo é dinheiro”, em uma de nossas publicações, nós falamos sobre “Como otimizar processos pode fazer sua empresa faturar mais“.

Para resolver esse problema, é essencial mapear os processos da área. Um fluxograma pode ajudar a visualizar todas as etapas, entradas e saídas do processo. Com isso, é possível identificar gargalos e falhas, traçando um plano de ação para tornar o setor mais organizado e padronizado.

PROBLEMA: Processos sem Padrão

Quando falamos em padrões em processos, às vezes pode ficar um pouco abstrato, então vamos entender o que é um processo padronizado.

Um processo padronizado é como uma receita: se você segue uma receita à risca, o resultado será exatamente como o esperado. Mas, se toda vez que você for fazer a mesma receita, fizer de um jeito diferente, o resultado será sempre algo diferente.

SOLUÇÃO: Padronizar processos e automatizá-los

A padronização dos processos de compras é essencial para garantir a eficiência e a qualidade das atividades realizadas. Isso inclui desde a seleção de fornecedores até a elaboração de pedidos.

Aqui, um mapeamento do fluxo de tarefas pode ajudar a estabelecer padrões claros, facilitando o controle e a execução das atividades.

Automatizar esses processos por meio de workflows também pode contribuir para a padronização e eficiência do setor.

PROBLEMA: Falta de tempo para buscar fornecedores

A rotina corrida e não processualizada muitas vezes impede o setor de compras de buscar novos fornecedores, o que pode se tornar um problema quando os fornecedores habituais não conseguem atender às necessidades da empresa.

SOLUÇÃO: Automatização de processos

Agora que já criamos nosso fluxo de processos, automatizar processos operacionais pode liberar tempo para que a equipe de compras busque novas estratégias e parceiros.

Investir em tecnologia é fundamental para garantir a eficiência e a agilidade nesse processo.

Colocar esse fluxograma de uma forma visível ajuda todo o time a conseguir entender todo o processo e automatizar esse processo facilita muito a inclusive evitar o problema que falaremos a seguir que é a `Falha de comunicação`.

PROBLEMA: Falha de Comunicação com Outros Departamentos

A comunicação é essencial para evitar erros e garantir que as demandas sejam atendidas corretamente.

Uma falha na comunicação pode resultar em dados desencontrados e, consequentemente, em prejuízos para a empresa.

SOLUÇÃO: Estabelecer um processo de comunicação

Para solucionar esse problema, é importante estabelecer canais de comunicação eficazes entre o setor de compras e outros departamentos.

Além disso, a adoção de ferramentas colaborativas pode facilitar o compartilhamento de informações de forma organizada.

Algumas ferramentas que indicamos que podem ajudar nesse processo são: 

1. Trello
2. Zeev
3. Notion
4. Asana

PROBLEMA: Estoque sem Controle Eficaz

Um estoque descontrolado pode resultar em gastos desnecessários ou em falta de materiais essenciais para o funcionamento da empresa.

SOLUÇÃO: Melhorar a eficiência da gestão de estoque

Para evitar esse problema, é fundamental realizar inventários periódicos e utilizar um sistema de gestão de estoque que esteja alinhado às demandas do negócio. Dessa forma, é possível garantir o abastecimento adequado e evitar desperdícios.

Saber gerenciar o volume do estoque é fundamental, nós já falamos aqui “Como usar etiquetas para gerenciar estoque de produtos e insumos“.

O setor de compras enfrenta uma série de desafios que podem impactar diretamente nos resultados e na eficiência da empresa.

No entanto, com as soluções adequadas e o uso de tecnologia, é possível superar esses obstáculos e garantir que as operações sejam realizadas de forma eficiente e transparente.

A chave para o sucesso está na melhoria contínua, na padronização dos processos e na comunicação eficaz entre departamentos. Ao adotar essas práticas, o setor de compras se torna um verdadeiro motor de crescimento para o negócio.

A Herrbaier é um parceiro para o seu negócio e oferecemos soluções que vão além das adesivas, nossa missão é ajudar parceiros e colaboradores a crescerem.

Até mais!